Asistentes de IA

Uso diario

Un asistente de IA atiende por WhatsApp: contesta, califica al prospecto y agenda, sin que el asesor tenga que estar disponible en ese momento.

Qué hace

Responde las preguntas frecuentes sobre el listado.
Califica: presupuesto, zona, tiempo de compra, forma de pago.
Agenda la cita con el asesor.
Deja el prospecto en Oportunidades con todo lo que averiguó.

Qué cita puede dejar acordada

Cuatro: visita a la propiedad, visita a feria, llamada y videollamada.

Ofrece solo horas libres del asesor que va a atender al cliente: el que le toca en la rotación de la campaña, el asesor al que entrega el asistente o el dueño del número. Son las del Horario semanal de su Página de citas, menos las tareas con hora que ya tiene. Cuando el cliente elige una, la cita queda confirmada a esa hora como una tarea sobre el negocio, del tipo que le corresponde, y el prospecto llega a ese mismo asesor — ver Tareas.

Si el cliente pide una hora en la que el asesor no está libre, el asistente se lo dice y le ofrece las más cercanas que sí tiene.

En una videollamada, la sala se crea al confirmar la cita y el asistente le manda el enlace al cliente. Si el cliente dio su correo, entra directo; si no, pide acceso desde ese enlace y el asesor lo deja pasar. La sala se crea cuando el espacio de trabajo tiene Transmisiones.

Si el asesor no tiene guardado su horario semanal, el asistente acuerda el día y la franja —en la mañana, en la tarde o al final de la tarde— y la hora la confirma el asesor con el cliente.

Quién va a atender al cliente

Si el cliente pregunta con quién va a hablar, el asistente le dice el nombre del asesor que lo va a atender, y el prospecto le llega a esa persona.

Mientras prepara cada respuesta, el cliente ve «escribiendo…» en su chat, igual que si le estuviera contestando una persona.

Puedes decirle si contestó bien. En el inbox, cada respuesta del asistente lleva dos pulgares; el de abajo te pide en una línea qué estuvo mal. Eso es lo que se revisa para mejorarlo.

Entiende las notas de voz. Si el cliente manda un audio en vez de escribir, se transcribe y el asistente contesta a partir de eso. La transcripción queda también en el inbox, debajo del audio.

Ve las fotos que le mandan. La captura de un anuncio, la foto de un edificio o un plano: la mira, la compara con tu catálogo y contesta sobre lo que muestra. Si recibe algo que no puede abrir —un documento, un video—, se lo dice al cliente en vez de contestar como si lo hubiera visto.

Contesta en el idioma del cliente. Si el cliente escribe en inglés, la respuesta sale en inglés, aunque las instrucciones del asistente estén en español.

Los mensajes seguidos se contestan juntos. Cuando el cliente escribe en varias burbujas —«hola», «quiero info del proyecto», «es para inversión»— el asistente espera un momento a que termine y responde una sola vez, leyendo las tres. Por eso tarda unos segundos en arrancar: está esperando el «ah, y una cosa más».

Después de transferir

Transferir no deja al cliente sin respuesta. Si vuelve a escribir antes de que el asesor le hable, el asistente le sigue contestando: sus preguntas sobre los proyectos, las fotos, el enlace de la ficha, el plan de pago. Lo que ya no hace es transferirlo otra vez ni acordar una hora: le dice que el asesor tiene su caso y lo coordina con él.

Para transferir basta con una forma de contactar al cliente: en WhatsApp, el número desde el que escribe. El correo no es obligatorio, y si el cliente lo manda después de la transferencia, queda guardado en su prospecto y en su contacto, salvo que ya tuvieran uno.

En cuanto el asesor le escribe —desde el inbox o desde la app de WhatsApp Business de su teléfono—, el asistente deja de contestar ese chat. Una conversación que una persona acepta desde el inbox no la retoma: ahí ya hay alguien trabajándola.

Qué material envía

Cuando el cliente pide ver algo, el asistente lo manda al chat como imagen o como PDF, con una línea que lo acompaña:

Galería de fotos del proyecto.
Render y plano de una tipología.
Brochure en PDF.
Enlace a la página pública de la propiedad.

Solo ofrece lo que la propiedad tiene cargado. Si no hay brochure o no hay fotos, lo dice en vez de prometer que lo busca.

Con qué responde

Las respuestas salen de las preguntas frecuentes del listado que están visibles para clientes: son lo primero que consulta y lo que manda cuando algo más de la ficha dice otra cosa. Las marcadas como internas no las lee nunca, así que no las repite en una conversación. Una pregunta nueva empieza como interna: para que el asistente la use, márcala visible para clientes.

Un listado sin ninguna visible deja al asistente sin qué contestar, y entonces remite al asesor en vez de improvisar. Al elegir los listados del asistente se te avisa cuáles están sin preguntas frecuentes visibles para clientes, con el enlace para escribirlas.

Cuando el asistente no consigue responder, no manda nada. La conversación se queda en el inbox con el mensaje del cliente arriba, esperando a una persona — nunca sale un texto de relleno a nombre del negocio.

Nunca cierra con un «no hay»

Ninguna respuesta termina en «no tenemos», «no hay» o «no puedo ayudarte con eso». Cuando el cliente pide algo que el asistente no encuentra —una unidad con esas características, un proyecto que no está en tu catálogo, una zona en la que no tienes nada— le dice que lo pone en contacto con un asesor y transfiere la conversación.

La otra mitad de esa regla es igual de firme: tampoco afirma que lo hay. No inventa un proyecto, una unidad ni un precio para no quedar mal, y no menciona listados fuera de los que se le asignaron. De lo que no tiene no dice nada; lo que ofrece es el asesor.

Quien pregunta por algo que no vendes sigue siendo un cliente: tiene presupuesto y sabe qué busca, así que llega al asesor en vez de terminar la conversación.

Un presupuesto es aproximado

Cuando el cliente dice «tengo 75 mil», el asistente también le ofrece lo que queda un poco por encima o por debajo de esa cifra, diciéndole a cuánto queda. Vale igual para los proyectos, las tipologías y, con la disponibilidad real encendida, las unidades. No contesta «no tengo nada en ese precio» si tiene algo cerca.

Qué parte del catálogo consulta

En la tarjeta Catálogo de propiedades eliges de qué proyectos habla el asistente:

Selección específica — solo los que agregues. Un asistente nuevo, también el que crea Linki, empieza aquí y sin ninguno: hasta que agregues el primero no consulta inventario.
Todo el catálogo — todos tus proyectos. Recomendado para catálogos pequeños: con muchos proyectos parecidos, sus respuestas pierden precisión.

En los dos casos, el asistente solo conoce una propiedad que esté publicada y marcada Mostrar en website, porque lo que comparte con el cliente es su enlace público. Una propiedad sin eso no existe para él: no la menciona, no la encuentra al buscar y no envía su material. Al elegir los proyectos se te avisa cuáles están en esa situación, con el enlace a su pestaña Visibilidad, que es donde se activa.

Fuentes: enlaces y archivos que lee

En la pestaña Fuentes del asistente agregas material para que lo lea y responda con él:

Enlaces: páginas web, por ejemplo la del proyecto en el sitio del desarrollador.
Archivos: listas de precios, brochures, fichas técnicas. Acepta PDF, Word (.docx), imágenes, Excel, CSV y texto, hasta 25 MB (el asistente lee hasta 10 MB). Un Word antiguo (.doc) se guarda como .docx o PDF antes de subirlo.

Cada fuente se lee una vez, al agregarla. La tarjeta Leído por el asistente muestra cuáles quedaron leídas y cuáles no, con el motivo; el asistente solo usa las que dicen «Leído». Si cambias el contenido de una página, pulsa Volver a leer.

Las fuentes son un apoyo: cuando un dato de una fuente no coincide con la ficha de la propiedad —precio, mantenimiento, forma de pago, entrega—, el asistente usa el de la ficha.

Disponibilidad real de unidades

En la pestaña Configuración del asistente está el interruptor Disponibilidad real de unidades. Encendido, el asistente consulta las unidades del proyecto y contesta «¿te queda una de dos habitaciones?» con lo que de verdad está libre hoy, con su precio, su piso y su entrega.

Apagado, contesta desde la tipología: el «desde US$185,000» del modelo, que sigue en la ficha aunque su última unidad se haya vendido. Sale apagado: hay que encenderlo.

Un proyecto sin inventario cargado no cambia de respuesta por encenderlo: el asistente dice que no lo sabe y remite al asesor. Nunca dice que está agotado — no es lo mismo no tener unidades cargadas que no quedar ninguna.

Planes de pago en PDF

En la misma pestaña Configuración está el interruptor Planes de pago en PDF. Encendido, cuando el cliente pregunta cómo serían los pagos o cuánto pagaría al mes, el asistente le arma un plan de pago y se lo envía al chat en PDF. Sale apagado: lo enciende quien configura el asistente.

El plan sale de la forma de pago predeterminada de la propiedad, aplicada al precio de la unidad que eligió el cliente —si la disponibilidad real de unidades está encendida— o al precio «desde» de la tipología, con la fecha de entrega de la unidad o del proyecto. El asistente no calcula montos: los toma del plan.

El plan queda guardado en Planes de pago a nombre del cliente, con un contacto creado con su nombre y su teléfono de WhatsApp. Queda a cargo del asesor designado del asistente; si no tiene uno, del asesor dueño del número, y si el número es de la empresa, del dueño del espacio de trabajo.

No lo envía cuando la propiedad no tiene forma de pago, sus porcentajes no suman 100 %, o falta el precio o la fecha de entrega: en ese caso le dice al cliente que un asesor le preparará el plan. Solo funciona por WhatsApp.

Quién puede tener uno

El módulo se activa por espacio de trabajo. Dentro de él hay dos modos, según cómo esté configurado:

Central — la empresa configura los asistentes y su canal.
Autoservicio — un asesor configura el suyo, sobre su propio canal, y solo ve los suyos.

El gerente de ventas ve todos los asistentes del espacio de trabajo, pero no los edita: eso le toca a quien configura los de la empresa.

En autoservicio cada asesor puede tener un asistente. Al intentar crear otro la pantalla lo rechaza y te dice cuántos tienes permitidos. Si necesitas más, ese número se sube a petición.

Duplicar un asistente

En la lista de asistentes, el menú de cada uno tiene Duplicar. La copia se llama igual con «(copia)» al final y se abre en el constructor para que la ajustes.

Trae la personalidad, las instrucciones, las propiedades, los interruptores de Configuración y las automatizaciones de seguimiento. No trae el número de WhatsApp, las campañas ni sus fuentes, ni el asesor designado: la copia nace en borrador, y le conectas un número y le eliges destino antes de activarla. Tampoco trae las conversaciones ni las sugerencias del original.

En autoservicio, duplicar cuenta como crear: si ya tienes los asistentes que tu cuenta permite, la copia se rechaza.

Escribir primero

El asistente no solo contesta: también da el primer paso cuando tú se lo pides. En la pestaña Automatizaciones defines disparadores — rescatar al cliente que lleva horas esperando respuesta, dar seguimiento al que se quedó callado, retomar el negocio parado en una etapa del embudo.

Pasadas 24 horas del último mensaje del cliente, ese seguimiento necesita una plantilla aprobada por Meta, y hasta que la tenga el disparador se queda en pausa. Cómo se configuran y qué reglas los limitan está en Disparadores del asistente.

Conversaciones que el asistente no transfiere

El asistente transfiere cuando considera al prospecto calificado y cuando le piden algo que no encuentra. Todo lo demás —la conversación que se cortó a la segunda pregunta, la que dio un teléfono sin decir qué buscaba, la que quedó a medias— aparece en el Inbox social, donde una persona la lee y decide: aceptarla (se convierte en un negocio) o descartarla con su motivo.

Ahí también puedes responder tú mismo sin decidir nada todavía, que es lo normal cuando falta una sola pregunta por hacer. En cuanto escribes, el asistente deja de contestar ese chat: no hay dos voces hablándole al cliente.

A un compañero, un proveedor o un amigo que escribe al número del negocio lo puedes excluir desde el inbox: el asistente deja de contestarle y su conversación sale de la bandeja — ver Contactos que no son clientes.

Cuando del otro lado contesta otro bot

Si el asistente ya respondió 60 veces en una hora en la misma conversación, deja de contestarla y la pasa a una persona. Casi siempre es otro bot de WhatsApp —el de otra empresa— y los dos se estarían respondiendo sin fin.

Te llega un aviso, «El asistente dejó de responder a…», con el enlace a la conversación. Si resulta que era un cliente, contéstale tú desde el inbox.

Cuando el asistente no puede contestar

Si el asistente no logra responder un mensaje —lo intenta varias veces antes de rendirse—, la conversación pasa a una persona y llega un aviso, «El asistente no pudo responderle a…», con el enlace a la conversación. Contéstale tú desde el inbox: el cliente no recibe ningún mensaje automático. Si el aviso dice que su último mensaje no llegó a guardarse, míralo en la app de WhatsApp.

Quién recibe estos avisos

Los dos avisos van a quien atiende el número por el que llegó la conversación:

El número de un asesor: solo a ese asesor.
Un número de la empresa: a quienes ven toda la bandeja del inbox.

Sugerencias de mejora

En la pantalla del asistente, el botón Sugerencias (con Linki y un número) abre lo que conviene cambiar para que atienda y venda mejor. Tiene dos partes.

Linki analiza el comportamiento del asistente una vez al día —junto con cada respuesta que el equipo marcó con el pulgar abajo, con su nota— y te dice qué cambiar: un proyecto que los clientes piden y el asistente no tiene vinculado, un cliente que eligió un día y no quedó registrado, un proveedor al que el asistente le está vendiendo, una instrucción que hace perder prospectos, información que falta y conviene agregar en Fuentes, o clientes que piden un plan de pago con esa opción apagada en Configuración. Cada sugerencia trae la frase de la conversación que la prueba, con Ver conversación para abrirla. Con cada una puedes:

Aplicar — cuando el cambio se puede hacer solo (agregar o corregir una instrucción, vincular una propiedad, excluir un contacto, poner un plazo de respuesta a la campaña, crear un disparador a partir de una plantilla). Antes te pregunta «¿Seguro que quieres aplicar esta sugerencia?» y te muestra exactamente qué va a cambiar. Un disparador de un día o más se crea en pausa: necesita una plantilla aprobada de WhatsApp para activarse.
Ya lo hice — hiciste el cambio por tu cuenta.
Descartar — no aplica a tu caso.

Linki tiene como máximo cinco sugerencias pendientes por asistente. Mientras no apliques o descartes alguna, no agrega más. Pedir revisión lo pone a analizar en el momento, sin esperar al día siguiente; se puede pedir una vez cada media hora, y solo con el asistente activo. Cuando encuentra algo nuevo te llega un aviso, «Linki tiene una sugerencia nueva para…», que abre la lista.

Las Recomendaciones del sistema revisan lo que tienes configurado —una propiedad sin preguntas frecuentes visibles para clientes, una campaña sin plazo de respuesta, un seguimiento que casi nunca puede enviarse, el saludo automático de WhatsApp Business que apaga al asistente, una fuente que no se pudo leer, una propiedad que no puede cotizar en plan de pago— y cada punto lleva a la pantalla donde se corrige. Desaparecen solas en cuanto lo corriges. También se pueden marcar Ya lo hice, o Descartar si no aplican a tu caso: una recomendación descartada vuelve a aparecer a la semana si sigue siendo cierta.

Las sugerencias las ve quien puede editar el asistente —quien configura los de la empresa, en todos; un vendedor, en los suyos—, y es también quien las aplica, las descarta o pide una revisión. Si una sugerencia cambia algo que tu rol no puede tocar —el plazo de una campaña, excluir un contacto—, Aplicar te lo rechaza.

El mismo botón está en el Inbox social, en cada conversación que atiende el asistente.

Sugerencias para todos tus asistentes

La lista de asistentes tiene su propio botón Sugerencias. No habla de un asistente: compara todos los del espacio de trabajo y te dice por dónde empezar. Lo ve quien configura los asistentes de la empresa, que es también quien marca, descarta y pide un análisis.

Se lee en este orden:

Linki, primero: lo que encontró al mirar el conjunto —un mismo error en varios asistentes, uno que funciona y conviene copiar, un hueco que ninguno cubre—, con los asistentes que nombra. Pedir análisis a Linki lo pone a analizar en el momento, una vez cada media hora. Tiene como máximo cinco sugerencias pendientes para el conjunto: marca alguna como Ya lo hice o Descártala para que agregue más.
Recomendaciones del sistema: lo que se repite o destaca al comparar —el mismo ajuste pendiente en varios asistentes, clientes que se quedan sin respuesta, un asistente activo al que nadie le escribe, uno que registra muchos menos prospectos que el resto, otro que registra muchos más y conviene tomar de modelo con Duplicar—. Se marcan Ya lo hice o Descartar; una descartada vuelve a la semana si sigue siendo cierta.

Cada asistente nombrado es un enlace que abre sus sugerencias, que es donde está el cambio concreto.

Cuánto convierte cada asistente

La lista de asistentes tiene Ver reportes: lleva a Reportes › Asistentes de IA, donde ves de cuántos mensajes y conversaciones salió cada prospecto, cita y venta, por asistente. El botón aparece a quien puede abrir esa sección.

Requisitos

Un asistente necesita un número de WhatsApp conectado. Sin canal, el asistente no se puede activar.

El canal se elige al construir el asistente, en la tarjeta Canales. Si no hay ninguno disponible, la tarjeta te dice cuál de los dos pasos falta —instalar el canal en el espacio de trabajo o conectar un número— y te lleva a donde se hace: Integraciones si lo administras tú, Mis conexiones si es tu propia cuenta. Con WhatsApp ya instalado, conectas tu número desde la propia tarjeta sin salir del asistente.

Si el espacio de trabajo tiene su canal listo y aun así no te aparece ninguno, es que todavía no te atribuyeron uno: pídelo a quien administra las integraciones.

Sobre un canal atribuido a ti no hace falta elegir destino. Da igual que lo hayas conectado tú o que te lo haya asignado quien administra las integraciones: si ese canal es tuyo, cada prospecto te llega directamente, la tarjeta de destino no aparece y el asistente se activa sin ella.

El destino hace falta en un canal que no está atribuido a nadie, donde varios asesores comparten la puerta y algo tiene que decidir de quién es cada prospecto. La tarjeta Destino ofrece dos formas de decidirlo, y quien administra los asistentes del espacio de trabajo elige cuál:

Una campaña — cada prospecto entra por la rotación de esa campaña, que lo reparte entre los asesores que la atienden. Puedes sumar varias; el asistente usa la que corresponda al proyecto o la zona de la que se habló.
Un asesor — todos los prospectos que califique este asistente van a esa persona, sin rotación.

Son excluyentes: al elegir un asesor se quitan las campañas del asistente, y un asistente que entrega a un asesor no se puede sumar a una campaña. Para volver a repartir por rotación, cambia la tarjeta a Una campaña y elige las que correspondan.

El asesor tiene que ser un miembro activo del espacio de trabajo. Si deja de serlo, sus prospectos dejan de asignársele y llegan sin asesor a la bandeja, donde se reparten a mano.

Instagram: próximamente

En la misma tarjeta está Cuenta de Instagram, con la insignia Próximamente y apagada: no se puede elegir ni quitar una cuenta de Instagram para un asistente.

Un asistente que ya tiene una cuenta de Instagram atada la sigue mostrando y sigue contestando por ahí; lo que no se puede es cambiarla.