Fuentes y distribución

Uso diario

Una fuente es una entrada de prospectos dentro de una campaña. Una de ellas, WhatsApp Ads, cuenta además conversaciones.

Tipos de fuente

Tipo	Qué es
Formulario de Meta (Lead Ads)	El formulario del anuncio. Llega solo.
WhatsApp Ads	El anuncio que abre un chat de WhatsApp. Cuenta conversaciones.
Webhook	Tu propio formulario web manda el prospecto.
Asistente de IA	Un asistente de WhatsApp o Instagram califica y entrega el prospecto.
Carga manual	Alguien escribe los prospectos.
Importación	Un lote de prospectos.

En Fuentes, la lista de las fuentes de la campaña tiene un buscador por nombre y Filtrar por tipo, para ver solo las de un tipo.

Sumar un asistente de IA a una campaña

En Fuentes, el panel de la izquierda lista lo que puedes agregar. Asistente de IA aparece ahí si tu espacio de trabajo tiene los asistentes.

Al abrirlo eliges entre dos cosas:

Vincular uno existente — la lista trae los asistentes que puedes usar. Los que ya alimentan esta campaña salen marcados, para que no los elijas dos veces, y también los que entregan sus prospectos a un asesor: ese asistente no admite campañas, y para sumarlo aquí hay que quitarle antes el asesor en su tarjeta Destino.
Crear uno nuevo — le pones nombre y queda vinculado a la campaña en el mismo paso.

La fuente pertenece al asistente: lleva su nombre, y si borras el asistente se va con él. El vínculo es el mismo por los dos lados, así que también aparece al abrir el asistente.

Quitar la campaña desde el asistente apaga su fuente en esta pantalla: sigue ahí, con los prospectos que ya trajo, y deja de recibir. Vuelve a encenderse al volver a vincularlo.

Uno recién creado nace en borrador: sin canal y sin instrucciones, no responde a nadie hasta que lo termines. Se abre desde la propia fuente, en Abrir asistente.

WhatsApp Ads: las conversaciones de tus anuncios

Un anuncio de Meta con el botón Enviar mensaje por WhatsApp no trae un formulario: trae a alguien escribiéndote. WhatsApp Ads cuenta esas conversaciones como el resultado de la campaña.

Crearla

Al agregarla le pones un nombre y eliges, igual que en Meta Lead Ads, la cuenta publicitaria y la campaña de Meta que tiene esos anuncios. No eliges número: el anuncio ya dice a qué número escribe la gente. Cada campaña de Meta alimenta una sola fuente de este tipo.

Si los anuncios están en el administrador comercial de otro negocio y no puedes elegir su cuenta publicitaria, activa Anuncios de otro negocio. En lugar de la cuenta y la campaña eliges el número de WhatsApp al que los anuncios mandan a la gente, y cuenta en la fuente toda conversación que llegue a ese número desde un anuncio. Como no se puede saber de qué campaña viene cada anuncio, si el mismo número recibe anuncios de otra campaña también se cuentan aquí: usa un número distinto por campaña para separarlas. Cada número alimenta una sola fuente de este tipo, y el gasto se registra a mano.

Qué conversación cuenta

Cuenta la conversación que empieza en un anuncio de esa campaña de Meta, en cuanto llega:

una vez por cliente: si vuelve a escribir días después, es la misma conversación;
aunque después se descarte: lo que se mide son las conversaciones que empezaron.

Una conversación que viene de un anuncio que ninguna fuente tiene vinculado entra al inbox como cualquier otra, sin campaña.

A quién le llega

La conversación tiene asesor desde el primer mensaje, aunque el asistente de IA la esté contestando. Lo decide el número al que escribió el cliente:

El número propio de un asesor que participa en la campaña (el que él conectó) — la conversación es de ese asesor, sin gastar turno de la rotación.
Un número de la empresa, o el de un asesor que no participa en la campaña — le toca al asesor de turno en la rotación de conversaciones de la campaña.

Al asesor le llega el aviso Nueva conversación de «campaña» y la ve en su inbox social al momento. Si llegó a un número de la empresa, contesta desde ese número, y puede pasarla a su propio número con Cambiar de número.

Si la rotación no tiene a nadie activo, la conversación cuenta igual y espera en el inbox de la empresa, sin asesor. Si la campaña o la fuente están apagadas, la conversación no cuenta: entra al inbox como cualquier otra, sin campaña, igual que un prospecto que llega a una fuente apagada.

El prospecto que sale de ella

Cuando la conversación se convierte en prospecto —al aceptarla en el inbox o cuando el asistente la transfiere—, el prospecto va directo al asesor de la conversación, en esta campaña y esta fuente. No gasta turno de la rotación de prospectos, y no se suma a sus cuentas: esa persona ya se contó como conversación.

Las dos cifras de la fuente

Conversaciones, con su costo por conversación.
Prospectos generados, con la tasa de conversión: cuántas de esas conversaciones terminaron en prospecto.

WaTel: los clics de WhatsApp y llamada

Aparte de recibir prospectos, una fuente puede atribuirse los clics en los botones de WhatsApp y de llamada de tu sitio. Eso es WaTel, y se enciende por fuente («Habilitar WaTel»).

Con WaTel encendido, la fuente pasa a tener dos cosas que contar:

Prospectos — los que llegan por ella.
Clics de WaTel — cada vez que alguien pulsa WhatsApp o llamar.

En una solicitud de campaña, la tarjeta de la campaña vinculada muestra también los dos por separado: Prospectos asignados y, cuando alguna fuente tiene WaTel encendido, Clics de WaTel (WhatsApp y teléfono).

Para que el clic se atribuya a la fuente, sus URLs de WhatsApp y llamada llevan la clave de la fuente. Eso lo arma quien monta el sitio: ver Round robin.

El proyecto y el dominio de una fuente

Una campaña puede anunciar varios proyectos, y cada fuente dice a cuál corresponde en Proyecto de esta fuente, dentro de la fuente abierta. Todo prospecto que entra por ella queda registrado con ese proyecto, y su negocio lo trae como propiedad vinculada: el asesor ve de entrada qué proyecto le interesa al cliente.

Puedes elegir cualquier propiedad publicada. Si la campaña todavía no la anuncia, se agrega a la campaña al guardar.
Con Heredar de la campaña, la fuente usa el proyecto de la campaña cuando esta anuncia uno solo. Si anuncia varios, sus prospectos entran sin proyecto, así que en una campaña con varios proyectos cada fuente necesita el suyo.

Dominio de origen es el sitio donde se captura el prospecto, por ejemplo la landing de cada proyecto. No aparece en las fuentes de Meta ni en las de asistentes de IA. El correo que avisa al asesor de un negocio asignado lo muestra como Fuente; si la fuente no tiene dominio, muestra su nombre.

Ciclo de una fuente

Borrador → En revisión → Aprobada
                      └→ Rechazada

Una fuente aprobada empieza a alimentar la campaña. Una rechazada vuelve con su motivo.

Cómo se reparte un prospecto

La rotación va en orden, saltando a quien no esté activo o no tenga presupuesto. Es en tiempo real: el prospecto que entra ahora se asigna ahora.

Si no queda nadie activo, el prospecto del formulario entra igual, sin asignar, al almacén de prospectos. Para que la rotación vuelva a repartir, reactiva o agrega un participante en la campaña.

Son rotaciones independientes —la de WaTel, la del formulario y la de las conversaciones de WhatsApp Ads—, cada una con su propio turno: un prospecto nunca gasta un turno de WaTel, ni al revés.

La mecánica tiene dos pasos separados: consultar a quién le toca y confirmar la asignación — para que un formulario externo pueda mostrar el asesor que va a atender antes de que la persona termine de enviar el formulario, sin gastar el turno si al final no lo envía. Ver Round robin si vas a integrarlo.

Si el asesor no responde a tiempo

Una campaña puede ponerle un tiempo límite de respuesta al asesor que recibe cada prospecto. Si no responde dentro de ese plazo, el prospecto pasa al siguiente asesor de la lista.

Se configura en la campaña, en Configuración › Motor de respuesta: una cifra y su unidad (minutos, horas o días). Déjalo vacío y no se mide nada — el prospecto se queda con quien lo recibió, responda o no.

Responder es cualquiera de estas cuatro, la primera que ocurra:

mover el negocio de etapa,
dejarle una nota,
registrarle una actividad,
escribirle al cliente por WhatsApp, desde la bandeja o desde tu propio teléfono.

Que el asistente de IA conteste no cuenta: lo que se mide es que una persona haya atendido.

El reloj arranca cuando el prospecto le llega al asesor y vuelve a arrancar con cada traspaso. Al que lo pierde se le avisa, con el nombre de quien lo recibió.

En la lista de participantes de la campaña, cada asesor muestra dos cuentas de estos traspasos: Heredados, los prospectos que recibió de otro asesor que no respondió a tiempo, y Cedidos, los que pasaron al siguiente por no responder él.

El prospecto puede recorrer la lista una vez. Cuando ya pasó por todos sin que nadie responda, se detiene y se queda con el último: seguir moviéndolo no consigue que lo atiendan. Si la campaña tiene un solo asesor no hay a quién pasárselo, y la propia tarjeta lo dice.

El horario de reasignación

Si no lo personalizas, el tiempo límite corre las 24 horas, todos los días. Para que solo cuente mientras tu equipo trabaja, enciende Personalizar horario de reasignación, debajo del tiempo límite. El interruptor se habilita cuando la campaña ya tiene un tiempo límite.

Al encenderlo aparecen los siete días, cada uno con su interruptor y su Hora inicio y Hora final. Viene sugerido de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00; cámbialo antes de guardar si tu equipo trabaja otro horario. Un día apagado dice No cuenta y guarda sus horas, así que al volver a encenderlo recuperas las que tenía.

Para guardar, el horario necesita al menos un día activo, y en cada día la hora final tiene que ser posterior a la de inicio: cada día es un solo tramo dentro del mismo día. Si no quieres limitar el plazo, apaga Personalizar horario de reasignación en vez de apagar todos los días.

Con horario, el plazo solo corre dentro de él, en la zona horaria del espacio de trabajo. Un prospecto que llega fuera empieza a contar cuando abre el siguiente día activo, y lo que sobra de un día pasa al siguiente: con 2 horas de plazo, uno que llega el viernes a las 17:30 gasta media hora el viernes y vence el lunes a las 10:30. Una respuesta del asesor cuenta aunque la dé fuera del horario.

Cambiar el horario vale para los turnos que empiezan después: un prospecto que ya está esperando conserva el vencimiento que tenía. El traspaso al siguiente asesor ya usa el horario nuevo.

Fuentes públicas de la plataforma

Además de las campañas, hay tres entradas que generan prospectos por su cuenta:

La vista pública de una propiedad — quien pide información o el brochure.
El perfil público de un asesor — quien lo contacta desde ahí.
El formulario de contacto de tu sitio web o de una landing — quien lo envía. Cada formulario decide a quién le llega:
- Por rotación — se reparte entre los asesores activos del espacio de trabajo, uno a cada uno por turno. Si la persona ya es prospecto de un asesor, le llega a ese mismo asesor.
- Un asesor fijo — le llega a ese asesor. Si ya no está activo, entra por rotación.
- Sin asignar — entra sin asesor, para que alguien lo reparta.
Se abre un negocio con lo que la persona escribió. El formulario pide nombre y al menos un correo o un teléfono.

Esos prospectos traen su propia fuente y su propio canal, así que en los reportes se distinguen de los que pagó una campaña.

Los orígenes que verás en un prospecto

Fuente: Importación masiva · Entrada manual · Webhook · Vista pública de propiedad · Perfil público del asesor · Formulario del sitio web.

Canal: Redes sociales pagadas · Solicitud de brochure · Solicitud de contacto · Entrada manual · Importación.