Ventas

Una venta es el registro de que algo se reservó. Nace cuando el negocio se gana.

Las etapas

Etapa	Qué significa	Quién la mueve
Reservada	Apartado formal con pago de reserva.	Una persona
Documentada	Documentación del cliente en proceso.	Una persona
Separada	Unidad separada, pendiente de formalizar.	Una persona
Formalizada	Contrato firmado.	Una persona (con requisitos)
Facturada	La comisión se facturó.	El motor de comisiones
Pagada	La comisión se cobró y la venta se completó.	El motor de comisiones
Cancelada	Venta cancelada o desistida.	Una persona

Las etapas son de tu espacio de trabajo: se pueden renombrar, recolorear y reordenar, y puedes crear las tuyas. Las que tienen un papel en el sistema — Reservada, Formalizada, Facturada, Pagada y Cancelada — no se borran, porque hay procesos que necesitan mandar una venta ahí. Documentada y Separada sí: son etapas de paso, y al borrar una sus ventas se van a Reservada.

La cabecera del tablero dice el valor sin formalizar: lo que suman las ventas que todavía no llegan a Formalizada, con los filtros que tengas aplicados y sin las canceladas ni las archivadas. En el tablero de archivados pasa a ser valor archivado, con las mismas etapas: lo que se aparcó sin cerrar, sin formalizadas ni canceladas.

Al lado va la comisión por formalizar: lo que se cobraría si esas ventas se firmaran hoy. No es un aproximado — sale del mismo cálculo que emite la comisión al formalizar — y no sigue los filtros del tablero: cubre todo lo que alcanzas a ver. Si llevas las comisiones del negocio, la cifra es el neto completo; si no, es lo que ganan los asesores, ya con las retenciones descontadas.

Cuando a alguno de los que cobran le falta el tipo de contribuyente, las retenciones se toman en cero y la cifra queda como un techo: lo que llegue será menor. Se carga en Mi cuenta › Fiscal.

Registrar una venta

Se hace desde el negocio ganado. La venta hereda el contacto, la propiedad, la unidad y el asesor, y copia la lista de colaboradores del negocio.

Un negocio tiene una sola venta activa. Para registrarle otra, o para sacarlo de Ganado, primero se cancela la que tiene.

Una propiedad archivada, rechazada o suspendida no admite ventas nuevas: no aparece para elegir y, si llega por un negocio, la venta se rechaza con ese motivo. Una propiedad en borrador o en revisión sí se puede usar, porque la venta se registra después del hecho y puedes crear la propiedad desde el mismo formulario.

El cierre estimado es obligatorio. El formulario lo propone a 30 días; ajústalo a cuando de verdad esperas formalizar. Al editar la venta se puede mover, pero no dejar vacío. Si la venta llega a esa fecha sin estar formalizada, al asesor y al equipo de formalización les llega el aviso Venta sin formalizar, y se repite cada siete días hasta que la venta se formaliza, se cancela o alguien mueve la fecha. Una fecha nueva detiene el aviso hasta que llega.

Puedes tener que subir el comprobante de reserva para poder crearla: es un ajuste del espacio de trabajo y viene activado por defecto. Ver Configuración › Ventas.

Los documentos de la venta

La ficha tiene ranuras de documento: comprobante de reserva, contrato firmado, comprobante de inicial, plan de pago. Cada una acepta un archivo, y la del plan de pago acepta además vincular un plan existente en lugar de subir un PDF — ver Planes de pago.

Se admiten PDF e imágenes (JPG, PNG, WEBP), y la ranura del plan de pago acepta además hojas de cálculo (XLSX, XLS). El archivo tiene que conservar su extensión: uno que la perdió al descargarse o al llegar por WhatsApp se rechaza al subirlo. Si la subida falla por conexión, el documento no queda guardado — vuelve a adjuntarlo.

Estos documentos viven en almacenamiento privado y se abren con un enlace firmado de corta duración, así que la dirección de uno no se le puede mandar a nadie: para compartirlo se comparte la venta. Ver Archivos.

Los archivos que no caben en una ranura van en la pestaña Archivos de la venta, la misma que tiene el negocio: se arrastran varios a la vez, se buscan y se ven en tarjetas o en filas. La abre quien puede leer la venta y adjunta quien puede editarla.

Probabilidad de formalizar y sugerencias

Si tu espacio de trabajo tiene las sugerencias de ventas encendidas, cada venta reservada y todavía sin formalizar lleva en su tarjeta y en su fila de la tabla su probabilidad de formalizar: un porcentaje o, cuando todavía no se puede calcular con precisión, una banda (alta, media, baja). Pasa el cursor por encima para ver qué la sube o la baja. Una probabilidad baja no está decidida: depende de lo que hagas a partir de hoy. La probabilidad y las sugerencias las ve quien puede editar ventas, sobre las ventas que ve.

El botón Sugerencias, con Linki, está en dos lugares:

• En la lista de ventas abre Sugerencias para tus ventas abiertas: primero lo que Linki ve cuando le das Pedir análisis a Linki, después las Formalizaciones esperadas y el Monto que se espera formalizar, y las Recomendaciones del sistema sobre tus ventas abiertas (las que están listas para formalizarse, las que pasaron su fecha estimada de cierre, las que frenan sus tareas o sus documentos, las que llevan más de un mes en la misma etapa). Cada una nombra las ventas a las que se refiere.
• En una venta abre Sugerencias para esta venta: primero las de Linki, que analiza la venta y, si viene de un negocio, la conversación con el cliente; después la probabilidad con el Por qué y las Recomendaciones del sistema de esa venta. Pedir a Linki lo pone a analizar en el momento; se puede pedir una vez cada media hora.

Con cada sugerencia puedes Aplicar (cuando el arreglo es crear una tarea: antes te muestra la tarea exacta y para cuándo), marcar Ya lo hice o Descartar. Aplicar nunca mueve la etapa, formaliza ni cancela la venta: eso lo decides tú.

Linki tiene como máximo tres sugerencias pendientes por venta y cinco sobre tus ventas abiertas; mientras no apliques o descartes alguna, no agrega más. Cuando encuentra algo en una de tus ventas te llega un aviso que abre la venta con las sugerencias a la vista. Las sugerencias ven las ventas que tú puedes ver, y aplicarlas o descartarlas le toca a quien puede editar la venta.

Colaboradores

La lista se copia del negocio al crearse la venta, y a partir de ahí manda la venta:

• Se puede agregar un colaborador que entró en el cierre, desde el negocio o desde la venta.
• Quitar o re-cotizar a uno que la venta ya nombra hay que hacerlo desde la venta, no desde el negocio.
• Si a ese colaborador ya se le comprometió dinero, no se puede quitar en absoluto. Ver Reparto de la comisión.

Cancelar una venta

Solo antes de formalizar. Pide un motivo del catálogo que configura tu espacio de trabajo, con una nota cuando el motivo la exige, y queda publicado en los comentarios de la venta. Ver Configuración › Ventas.

Cancelar tiene un efecto que conviene conocer: retira del estado de cuenta los créditos de comisión de esa venta. Si más adelante se des-cancela, los créditos vuelven al centavo.

La excepción es el dinero que ya se movió: un crédito que ya se cruzó contra una deuda o que ya se saldó no se retira. Se queda, porque es el registro de que el dinero se movió.